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最近ではSlackやChatWorkなどのチャットツール、Facebookメッセージを使ってオンラインコミュニケーションする割合が増えてきましたが、まだまだメールがコミュニケーションツールとして使われる比率は高いものがあります。 一日のうちのかなりの時間をメール処理に使うことも多いので、メールの処理をいかに効率化するかは重要なテーマです。

今日は僕が普段やっているメールの捌き方をご紹介します。

原則1: INBOX内にメールをためない

よくINBOXに何千通とか何万通の未読メールが溜まっている人の話を聞きますが、これは必須作業の締め切り期限を逃したり、大事な仕事を忘れたりというリスクが高い状態です。 本当に大事な話なら相手から催促が来るので大丈夫!!という人もいますが、催促する方も暇ではないですし、仕方なく催促しているのであって、迷惑な話です。

また大量のメールがINBOXにあると、どのメールに対応が必要で、どのメールは対応が不要なのか毎回中身を見て確認しなければいけなくなってしまいます。要はどのメールの対応に着手するか？の選択肢が非常に多い状態で、時間を効率的に使えません。

これを避けるためには、とにかくINBOXにメールをためないようにします。人間が一度に全体を把握できる量には限りがあるので、20通(スレッド)以内程度に抑えるのがお勧めです。このボリュームであればメールクライアントなどでスクロールせず一覧が見えるため、非常に選択しやすくなります。筆者は通常5-10スレッド以内になるようにコントロールし続けています。

原則2: すぐに処理が終わるメールはすぐに処理する

さて、メールをINBOXにためない、という原則を守ろうとすると、当然のことながら来たメールをどのように処理するかという点を考える必要がでてきますが、大原則は、「すぐに処理が終わるメールはすぐに処理を終わらせる」という点につきます。 筆者の場合は、処理に10分以内の時間で済むものは、ほとんど即時で処理した上で、そのメールをINBOXから消去します。また処理に30分以上かかるものについては、別で時間をとって処理をします。 一日単位または一週間単位で、INBOX内のメール残量が一定ラインを超えないように維持し続けるのがポイントです。

このようにすることでINBOXの中に残っているのは時間をかけて作業しなければならないことが中心になり、その数をコントロールすることで直近にやらなければならない作業や、作業を完了させるのに必要な時間の見積りが容易になります。

原則3: 自分がボールを持たない

上に書いた通りですが、メールの処理とは、単にメールに返信するという意味ではありません。単に「了解しました」メールを返信しても、やるべきことは減っていないので仕事をした気にはなりますが問題先送りに過ぎず、たいした意味はありません。 自分が何かをしなくて良い状態になっていれば、そのメールはアーカイブしてしまっても次に相手側から何かアクションがあればまた対応すれば良いだけになります。そして相手にボールがある、ということは自分の側にたってみると、その間は処理のことについて忘れて良いということにもなりますので気も楽です。

もちろんどうしても相手からの返信を待たないと関連するメールの処理が終わらないケースもありますが、その数をいかに減らしていくかというのが効率化のポイントになります。

原則4: 振り分けやタグ付けはしない

よくメールを色々なフォルダに分類して保存したり、さまざまなタグを付けて管理しているのを見かけますが、これはかかる労力の割に得られる効果が少ないので時間のムダです。極端な言い方をすると、そもそも過去のメールを見ることは思った以上に少ないものです。

なので、敢えてそれに備えて準備をするのではなく、なにか必要になったら単に検索するようにします。検索を考えるとメールは色々なフォルダに分散しているよりもむしろ全て一箇所に集まっていた方が楽です。5年前、10年前だとPCのスペックが低かったので検索にかかる時間が長く、タグ付けや分類をすることは効果があったのかもしれませんが、今は検索もすぐに結果が出ます。